De oude boekenkast op een website

Gastblogger: Jan Sparreboom
adviseur historische informatie, en
Cultureel Erfgoed Noord-Holland

Als adviseur van erfgoedinstellingen merk je welke concrete vragen er in ons werkveld leven. Regelmatig komen er verzoeken om handige hulpjes, wegwijzers, leidraden, zelfevaluatie of voorbeelden. Wat hierbij opvalt is dat men dus op zoek is naar standaarden, dat wat algemeen gebruikt wordt, bestaande formulieren en voorbeelden. Ze zoeken als het ware in de oude boekenkast naar hulpmiddelen die hun waarde al jaren hebben bewezen. Voor mijzelf ook heel herkenbaar. Wie is er bijvoorbeeld niet op zoek geweest naar een format voor een calamiteitenplan, collectieplan, beleidsplan, bruikleenformulier, schenkingsovereenkomst of facility report (al of niet in het Nederlands)?
Weinig inspirerend zul je denken. Het veld is toch in beweging? Kijk naar de klimaatrichtlijnen; iedereen zou toch moeten weten dat daar verandering in aan het komen is en dat wil je toch op de voet volgen? Ja, inderdaad. Maar de depotbeheerder is op het ene moment gebaat bij zekerheid en regels, en op het andere juist weer bij een goede discussie. Beide wensen zijn legitiem.

Om aan de eerste wens tegemoet te komen heeft Cultureel Erfgoed Noord-Holland de oude boekenkast in een website gezet: de vraagbaak www.erfgoedwijs.nl. Musea, oudheidkundige verenigingen, monumentenorganisaties, maar ook beleidsmakers en overheden kunnen via handige en overzichtelijke informatie snel hun licht opsteken over een breed spectrum aan onderwerpen. Aanvankelijk hadden wij, adviseurs, aarzelingen om het materiaal via een website beschikbaar te stellen. Gebruik van sommige hulpmiddelen zou toch eigenlijk gepaard moeten gaan met directe advisering, ook om te zien of er verdere begeleiding nodig was? Dit blijkt vanwege efficiency en kostenbesparing geen haalbare kaart meer. Bovendien kon de beschikbaarheid van deze documenten er juist ook voor zorgen dat de mogelijke nadere adviesvraag preciezer werd gesteld.

De site is verdeeld in drie categorieën: organisatie, collectie en publiek. De opzet van de site is zo dat korte en overzichtelijke informatie steeds wordt gelardeerd met relevante voorbeelden, checklists, websites, relevante adressen, literatuur, downloads en zelfevaluatie.
Uitgaande van de belangrijkste functies van erfgoedinstellingen vind je ten eerste informatie over de wijze waarop je organisatie kan worden bestuurd: personeelsmanagement, vrijwilligers, beleid, financiën, bestuur, kwaliteit en veiligheid. Veel hulpmiddelen kunnen worden gedownload, zoals vrijwilligerscontract, formats voor risicoanalyses of literatuur.
Het volgende grote onderdeel van de site behandelt onderwerpen op het gebied van collectiebeheer, collectiebehoud, registratie en documentatie, digitalisering, verzamelbeleid en het opzetten van onderzoek. Hier vind je bijvoorbeeld  informatie over klimaatbeheersing en –controle, lijsten met verantwoorde materialen en leveranciers, handleidingen voor het schrijven van collectieplan of informatieplan, voorbeelden van schenkings- en bruikleenovereenkomsten, tips voor onderzoek, oral history enzovoort.
Het derde grote onderdeel met informatie is gevuld met informatie over alle publieksgerichte activiteiten van erfgoedinstellingen. Hier tref je bijdragen aan over educatie en participatie, tentoonstellingen maken, publicaties uitgeven en marketing en pr.  Ga met de tentoonstellingsanalyse na of de presentatie inderdaad gericht is op de doelgroep waar hij voor bedoeld was. En download hier het format voor het opstellen van een begroting voor een publicatie, of het voorbeeld van een persbericht.

De redactie van www.erfgoedwijs.nl blijft de site bijhouden en aanvullen met actuele hulpmiddelen en artikelen. De bezoekers van de site kunnen zelf ook suggesties doen voor de opname van onderwerpen. Daarnaast wil de redactie graag weten hoe de site gewaardeerd en gebruikt wordt om zoveel mogelijk op ieders wensen in te kunnen spelen. Via items in de rubrieken nieuws en agenda wordt de lezer gewezen op actuele onderwerpen en tips.

Neem contact op met jansparreboom [@] cultureelerfgoednh . nl en/of tessajansen [@] cultureelerfgoednh . nl voor meer informatie en redactioneel of inhoudelijk commentaar en voor bijdragen aan nieuws en agenda.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *