Van redder in nood naar blok aan het been

Het uiteindelijke doel van een informatiesysteem is dat het goed kan functioneren, onafhankelijk van de ontwerpers en bouwers ervan. In de praktijk blijkt echter vaak dat vooral complexe systemen alleen optimaal werken als de ontwikkelaar beschikbaar blijft voor regelmatige hulp en specifieke instructies. De rijkdom van een systeem dat antwoord geeft op veel uiteenlopende vragen en flexibel kan inspelen op onverwachte ontwikkelingen is nu eenmaal niet meteen voor iedereen te herkennen. Om echt slim gebruik te maken van de mogelijkheden van het systeem heb je ervaring en achtergrondkennis nodig en die is natuurlijk vooral aanwezig bij de makers.

Overigens was dit altijd al zo. De bibliothecaris bouwde in het computerloze tijdperk kaartsystemen die de gebruikers alle mogelijke ingangen op het materiaal gaven. Het duurde echter behoorlijk lang voordat je als bibliotheekbezoeker je weg vond in deze systematiek en zelfs de ervaren klant moest toch nog vaak terugvallen op de kennis en ervaring van de bibliothecaris. Deze specialist wist namelijk feilloos de weg in allerlei uitzonderingen op de regel en kwam vaak verrassend snel met het onvindbare boek op de proppen. Het is goed voorspelbaar dat de bibliothecaris regelmatig momenten van triomf meemaakte en verslaafd raakte aan de loftuitingen en dankbaarheid die zijn optreden bij de klant opriep. Hij voelde zich een onmisbaar radertje van het systeem.

Veel museale informatiesystemen zijn ontstaan vanuit deze traditie. De Museumbibliotheek, Registratieafdeling en/of later de Afdeling Automatisering werden belast met het ontwikkelen van een informatiesysteem, een klus die niet tot de kerntaken van de instelling werd gerekend. Zolang de medewerkers hun vraag konden droppen bij de handige alwetende collega en redelijk snel het antwoord kregen was het best. Het scheelde hen eindeloos ploegen door kaartenbakken en primitieve databases. In de loop der tijd is deze houding echter radicaal veranderd. Het idee dat informatie verstopt is in moeilijk doorgrondbare systemen waar je de eruditie van een specialist voor nodig had om het te vinden is vervangen door de (even onrealistische) opvatting dat alle informatie heel eenvoudig te vinden is, maar angstvallig wordt afgeschermd door de specialist die vreest zijn oude rol en privileges te verliezen.

Ik ken meerdere voorbeelden van vakgenoten die slachtoffer zijn geworden van deze dramatische omslag in waardering van hun collega’s. Altijd op handen gedragen als de redder in nood die alles kon vinden en opeens de mislukkeling die de instelling heeft opgezadeld met een onwerkbaar systeem dat alleen door hemzelf te gebruiken is. Jarenlang autoriteit en vraagbaak van de directie voor investeringen en beleidskeuzes en plotseling de hopeloos ouderwetse medewerker die de weg naar een prachtige eenvoudige toekomst blokkeert. Van gewaardeerde kracht tot bron van alle ellende; het is een huiveringwekkend toekomstbeeld. Misschien reageer ik daarom onnodig fel op mensen die brutaal beweren een oplossing te hebben voor alle IT problemen die het museum heeft en waarvan ik volhou dat ze complexer zijn dan ze lijken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *